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Quando un’azienda possiede un portafoglio di strumenti finanziari, la sua corretta amministrazione richiede di considerare aspetti diversi ma strettamente collegati. Tra questi, due assumono particolare importanza: la gestione finanziaria e la gestione contabile dei titoli.
Sebbene nella pratica lavorino spesso sugli stessi strumenti e sulle stesse operazioni, gestione finanziaria e gestione contabile rispondono infatti a esigenze differenti. La prima permette di monitorare il portafoglio dal punto di vista economico e finanziario, mentre la seconda traduce le operazioni effettuate in rilevazioni coerenti con la contabilità aziendale e con le esigenze di bilancio.
Comprendere questa distinzione è importante soprattutto per le aziende che gestiscono portafogli articolati e numerose movimentazioni, perché consente di organizzare meglio le informazioni, ridurre le attività manuali e mantenere allineati dati finanziari e contabili.
Che cos’è la gestione finanziaria dei titoli?
La gestione finanziaria dei titoli riguarda il monitoraggio degli strumenti presenti nel portafoglio e delle operazioni che ne modificano nel tempo composizione e valore.
Azioni, obbligazioni, titoli di Stato, fondi e altri strumenti finanziari possono generare una quantità considerevole di informazioni. Non basta sapere quali titoli sono stati acquistati: occorre poter ricostruire movimentazioni, quantità, prezzi, valori, rendimenti e disponibilità.
La gestione finanziaria consente quindi di avere una fotografia aggiornata del portafoglio e, allo stesso tempo, di ricostruirne l’evoluzione.
Tra le attività che possono rientrare in questo ambito troviamo, ad esempio:
- registrazione e monitoraggio di acquisti e vendite;
- gestione delle giacenze;
- controllo delle liquidità;
- aggiornamento delle quotazioni;
- monitoraggio di cedole e altri flussi;
- gestione di strumenti denominati in valute differenti;
- analisi di rendimento;
- confronto tra costo e valore di mercato;
- produzione di report sul portafoglio.
L’obiettivo è quindi disporre di informazioni affidabili che consentano di sapere quali strumenti sono presenti in portafoglio, come si sono movimentati e quale valore hanno in un determinato momento.
Quali strumenti finanziari rientrano nella gestione del portafoglio?
Con il termine strumenti finanziari si fa riferimento a un insieme ampio di prodotti e attività finanziarie. Nell’ambito della gestione aziendale degli investimenti, il portafoglio può comprendere diverse tipologie di strumenti, come azioni, obbligazioni, titoli di Stato e quote di fondi. A seconda dello strumento detenuto e delle operazioni effettuate, cambiano sia le esigenze di monitoraggio finanziario sia quelle di natura contabile.
La presenza di strumenti differenti rende particolarmente importante disporre di una gestione strutturata del portafoglio. Per ogni posizione è infatti necessario mantenere sotto controllo informazioni come quantità, valore di carico, quotazioni, movimentazioni e flussi generati, oltre agli eventuali effetti contabili.
La gestione degli strumenti finanziari non si limita quindi alla registrazione di acquisti e vendite, ma comprende l’intero ciclo di vita dell’investimento: dall’ingresso nel portafoglio al monitoraggio nel tempo, fino alla vendita o al rimborso e alla relativa contabilizzazione.
È proprio questa varietà di informazioni a rendere strettamente collegate gestione finanziaria e gestione contabile dei titoli: due attività con finalità differenti, ma basate sullo stesso patrimonio di dati.
Che cos’è la gestione contabile dei titoli?
La gestione contabile dei titoli affronta invece le operazioni finanziarie dal punto di vista della loro rilevazione all’interno della contabilità aziendale.
Un acquisto, una vendita, una cedola, una differenza di cambio o una variazione di valore non rappresentano soltanto eventi finanziari: possono generare conseguenze che devono essere correttamente rappresentate nei sistemi contabili e, quando previsto, nel bilancio.
La gestione contabile permette quindi di trasformare le movimentazioni del portafoglio in informazioni utilizzabili dalla contabilità.
In questo ambito rientrano attività quali la produzione delle scritture contabili, la gestione dei valori di carico, la rilevazione di utili e perdite, ratei, scarti, plusvalenze e minusvalenze e la predisposizione delle informazioni necessarie alla chiusura dell’esercizio.
È proprio qui che emerge una delle principali differenze tra le due attività: la gestione finanziaria osserva il titolo come componente del portafoglio; quella contabile considera anche gli effetti che quel titolo e le relative operazioni producono sulla contabilità dell’azienda.
Scritture contabili dei titoli per acquisto, vendita e valutazione
La gestione contabile dei titoli comprende le rilevazioni necessarie a rappresentare correttamente le operazioni effettuate sugli strumenti finanziari. L’acquisto e la vendita di titoli, così come la maturazione di proventi o la rilevazione di eventuali plusvalenze e minusvalenze, generano infatti specifiche scritture contabili che devono essere coerenti con la natura dell’operazione e con la classificazione del titolo.
Un aspetto rilevante riguarda, ad esempio, la distinzione tra titoli immobilizzati e titoli non immobilizzati, che incide sui criteri adottati per la loro rappresentazione e valutazione in bilancio. Per i soggetti che redigono il bilancio secondo i principi contabili nazionali, il trattamento dei titoli di debito è disciplinato dall’OIC 20, mentre altre tipologie di investimento possono essere soggette a principi differenti.
La gestione delle movimentazioni deve quindi dialogare con quella contabile: acquisti, vendite, rimborsi e altri eventi che interessano il portafoglio devono poter essere tradotti nelle relative registrazioni, mantenendo coerenza tra situazione finanziaria e dati utilizzati ai fini contabili.
Gestione finanziaria e gestione contabile: quali sono le principali differenze?
La differenza può essere compresa partendo da una semplice operazione.
Immaginiamo che un’azienda acquisti un’obbligazione. Dal punto di vista finanziario sarà necessario registrare l’operazione, aggiornare la composizione del portafoglio, monitorare la quotazione del titolo, considerare gli eventuali flussi cedolari e seguirne l’andamento nel tempo.
Dal punto di vista contabile, la stessa operazione dovrà invece essere tradotta nelle relative registrazioni, secondo i criteri applicabili all’azienda e allo strumento finanziario.
Un unico evento genera quindi due livelli informativi differenti.
La gestione finanziaria risponde principalmente a domande come:
“Quali titoli possediamo?”, “Qual è la nostra giacenza?”, “Quanto vale oggi il portafoglio?”, “Quali operazioni abbiamo effettuato?” oppure “Qual è stato il rendimento di uno strumento?”.
La gestione contabile deve invece permettere di rispondere a domande quali:
“Come deve essere registrata questa operazione?”, “Qual è il valore contabile del titolo?”, “Quali componenti economiche sono state generate?” oppure “Quali dati devono essere considerati in sede di chiusura?”.
Sono quindi prospettive diverse, ma costruite a partire dagli stessi eventi.
Perchè gestione finanziaria e contabile devono essere integrate?
Separare completamente i due processi può aumentare la complessità operativa.
Quando le informazioni finanziarie vengono gestite in un sistema e successivamente riportate manualmente nella contabilità, aumenta infatti la necessità di controlli, riconciliazioni e inserimenti ripetitivi. Con portafogli numerosi o movimentazioni frequenti, queste attività possono diventare particolarmente onerose.
L’integrazione consente invece di creare un flusso nel quale la movimentazione finanziaria costituisce il punto di partenza anche per le successive elaborazioni contabili.
Il vantaggio non consiste soltanto nel risparmio di tempo. Un dato inserito e gestito in maniera strutturata può essere riutilizzato per differenti finalità, limitando duplicazioni e riducendo il rischio di disallineamenti.
Inoltre, una gestione integrata permette di mantenere maggiore continuità tra operatività quotidiana, monitoraggio del portafoglio, contabilità e attività legate alla chiusura dell’esercizio.
Il ruolo della valorizzazione del portafoglio titoli
Un punto di incontro particolarmente importante tra le due dimensioni è rappresentato dalla valorizzazione dei titoli.
Conoscere la quantità di uno strumento detenuta non è sufficiente: è necessario poter determinare il valore della posizione secondo i criteri richiesti dalle diverse esigenze di analisi e contabilizzazione.
La disponibilità delle quotazioni permette, ad esempio, di confrontare il valore del portafoglio con i valori di mercato. Parallelamente, ai fini contabili possono essere necessarie elaborazioni specifiche sui valori di carico e sulle rimanenze.
La gestione strutturata delle giacenze permette quindi di passare dalla semplice registrazione delle operazioni a una visione più completa del portafoglio, utile sia per il controllo finanziario sia per le successive elaborazioni amministrative.
Quali sono i vantaggi di un software per la gestione dei titoli?
All’aumentare del numero di strumenti e movimentazioni, affidarsi esclusivamente a fogli di calcolo o procedure manuali può rendere più complesso mantenere i dati aggiornati e coerenti.
Un software per la gestione del portafoglio titoli permette invece di centralizzare le informazioni e collegare le diverse fasi del processo.
L’obiettivo è creare un flusso strutturato: dall’inserimento o dall’importazione delle operazioni alla gestione delle giacenze, dalla valorizzazione alla reportistica, fino alla produzione dei dati necessari alla contabilità.
In questo modo l’azienda può ottenere una visione più completa dei propri investimenti e, contemporaneamente, semplificare le attività amministrative legate alla loro gestione.
Jobber: gestione finanziaria e contabile in un unico ambiente
È proprio dall’esigenza di mettere in relazione queste due dimensioni che nasce Jobber di Essedi Software, una soluzione dedicata alla gestione del portafoglio titoli e del relativo back office finanziario.
La piattaforma consente di gestire le movimentazioni di strumenti come azioni, fondi e obbligazioni, mantenere lo storico delle operazioni, controllare le giacenze e valorizzare il portafoglio.
Accanto alla componente finanziaria, Jobber supporta anche quella contabile attraverso funzionalità dedicate alla contabilizzazione delle movimentazioni, alla generazione del libro giornale sezionale titoli e alla simulazione delle operazioni legate alla chiusura di bilancio.
La possibilità di importare dati bancari e di creare flussi verso il gestionale contabile permette inoltre di costruire un processo più continuo tra gestione degli investimenti e amministrazione.
Il risultato è un ambiente nel quale il dato finanziario non rimane isolato, ma può diventare la base per le successive elaborazioni contabili.
Due gestioni diverse, un unico patrimonio informativo
La differenza tra gestione finanziaria e gestione contabile dei titoli non deve quindi essere interpretata come una separazione netta.
La gestione finanziaria permette di conoscere e monitorare ciò che accade nel portafoglio; la gestione contabile consente di rappresentarne correttamente gli effetti all’interno dei processi amministrativi dell’azienda.
Per le imprese che possiedono portafogli articolati, la vera sfida consiste nel fare in modo che questi due livelli dialoghino tra loro.
Centralizzare movimentazioni, giacenze, valorizzazioni e informazioni contabili in un sistema strutturato permette di ottenere dati più facilmente controllabili, semplificare le attività operative e avere una visione più completa degli investimenti aziendali.
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