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Una holding con partecipazioni in più società deve gestire ogni giorno un equilibrio delicato: mantenere separate le contabilità delle singole aziende e, allo stesso tempo, disporre di una visione consolidata del portafoglio titoli di gruppo. Quando queste attività vengono svolte con strumenti diversi o archivi separati, aumentano il rischio di errori, i tempi di riconciliazione e la complessità delle chiusure di bilancio. Questo case study racconta come un gruppo industriale ha affrontato questa sfida adottando Jobber.
Dalla frammentazione tra le società alla necessità di un software gestione portafoglio titoli per aziende
Il gruppo gestiva sette società operative, ciascuna con un proprio archivio dei titoli e procedure differenti per la contabilizzazione. In assenza di un software di gestione del portafoglio titoli per aziende pensato per contesti multi-società, il team finance riscontrava tre criticità strutturali:
- Frammentazione dei dati tra le società: le informazioni di portafoglio erano distribuite su fogli di calcolo separati, gestiti autonomamente da ciascuna società del gruppo, senza un punto di raccolta comune per la posizione consolidata;
- Complessità nella contabilizzazione dei titoli: ogni società applicava causali e criteri di rilevazione leggermente diversi, rendendo la riconciliazione a fine periodo un’attività lenta e soggetta a errore, soprattutto in presenza di titoli regolati anche in valute diverse dall’euro;
- Assenza di una vista aggregata: senza un ambiente comune, la direzione amministrativa poteva ricostruire la posizione complessiva del gruppo solo attraverso un lavoro manuale di consolidamento, ripetuto a ogni chiusura.
Centralizzazione e automazione: un back office finanziario per aziende multi-società
Dopo un’analisi delle esigenze del gruppo, la direzione amministrativa aveva individuato come priorità la possibilità di ottenere una vista consolidata del portafoglio senza dover raccogliere manualmente i dati dalle diverse società del gruppo. L’obiettivo era centralizzare la gestione mantenendo separate le contabilità delle singole aziende e riducendo il tempo dedicato alle attività di riconciliazione. Per questo motivo è stata scelta una soluzione capace di unificare i processi senza modificare l’organizzazione amministrativa già esistente.
Le principali fasi del progetto:
- Analisi del portafoglio esistente e delle modalità di gestione adottate dalle diverse società;
- Configurazione di Jobber, con la creazione di schede dedicate per ciascuna società del gruppo;
- Centralizzazione delle quotazioni e dei cambi, eliminando gli aggiornamenti manuali distribuiti;
- Avvio operativo, con gestione unificata del portafoglio e produzione automatizzata delle informazioni necessarie alla contabilizzazione.
L’implementazione si è basata su tre elementi principali:
- Schede aziendali dedicate: ciascuna società del gruppo ha una propria scheda in Jobber, con anagrafica titoli e causali contabili personalizzate in base alla propria natura (produzione, commerciale, holding);
- Aggiornamento centralizzato dei dati di mercato: l’importazione delle quotazioni e l’aggiornamento dei cambi avvengono da un unico punto, riducendo il lavoro ripetitivo che prima ciascuna società svolgeva separatamente;
- Gestione multi-valuta integrata: per le società del gruppo con titoli regolati anche in valute diverse dall’euro, la conversione e la rilevazione di utili e perdite su cambio sono gestite in modo nativo, evitando calcoli manuali replicati su più archivi.
Un unico software back-office gestione finanziaria per l’intero gruppo
Adottare un solo software back-office gestione finanziaria per tutte le società ha cambiato concretamente il modo di lavorare della direzione amministrativa. Prima dell’adozione di Jobber, la preparazione della chiusura richiedeva in media due giornate di lavoro dedicate al consolidamento dei dati; oggi questo passaggio è integrato nell’ambiente stesso, e la direzione può consultare la situazione aggiornata di ogni società, o l’aggregato del gruppo, senza dover attendere un lavoro di consolidamento separato.
Questa impostazione ha permesso al gruppo di continuare a far crescere il numero di società coinvolte senza dover aumentare proporzionalmente il personale dedicato alla gestione titoli, assorbendo la maggiore complessità grazie alla struttura modulare del software piuttosto che a un incremento delle risorse.
Governance del portafoglio titoli e chiusure più rapide: i risultati ottenuti
Dopo l’implementazione, la direzione amministrativa ha potuto gestire il portafoglio titoli dell’intero gruppo da un unico ambiente, mantenendo la separazione contabile tra le diverse società. La centralizzazione dei dati ha semplificato le attività operative e ridotto il tempo dedicato ai controlli manuali.
- Chiusure di bilancio più rapide: la disponibilità immediata di dati aggiornati e omogenei ha ridotto il tempo necessario per predisporre le attività di contabilizzazione e consolidamento;
- Riduzione delle riconciliazioni manuali: l’utilizzo di un’unica base dati ha limitato le discrepanze tra le società e semplificato le verifiche;
- Maggiore controllo del portafoglio: la direzione amministrativa può consultare in qualsiasi momento la posizione delle singole società oppure la vista aggregata del gruppo;
- Crescita del gruppo senza aumentare la complessità operativa: l’ingresso di nuove società può essere gestito replicando configurazioni già esistenti, senza riprogettare l’intero processo.
Oltre la centralizzazione: un supporto che cresce insieme al gruppo
La centralizzazione della gestione titoli non si è esaurita nella fase di implementazione iniziale. Con l’ingresso di nuove società del gruppo nel corso del tempo, la direzione amministrativa ha potuto replicare rapidamente la configurazione già collaudata sulle società esistenti, riducendo drasticamente i tempi tecnici di onboarding di ogni nuova entità rispetto a quanto sarebbe servito per costruire da zero un archivio separato.
A questo si è affiancato il servizio di data entry in outsourcing offerto da Essedi Software, a cui alcune società del gruppo con minore struttura interna hanno scelto di affidare l’inserimento delle movimentazioni più operative, mantenendo comunque il controllo e la supervisione finale in capo alla direzione amministrativa centrale. Una configurazione che ha permesso al gruppo di assorbire la crescita senza dover irrigidire la propria organizzazione interna attorno alla sola gestione titoli.
Conclusioni
Il caso di questo gruppo industriale dimostra come la centralizzazione della gestione titoli non sia soltanto un’esigenza delle grandi holding finanziarie, ma un passaggio sempre più necessario per qualsiasi realtà organizzata in più società. Un software per la gestione titoli multi-aziendale come Jobber permette di superare il compromesso tra separazione contabile e visione d’insieme: ogni società mantiene la propria contabilità conforme, mentre la direzione ottiene un controllo centralizzato del portafoglio complessivo, senza passaggi manuali tra un sistema e l’altro.
Per scoprire come Jobber può essere configurato sulle esigenze specifiche del tuo gruppo aziendale, richiedi una demo o contattaci.
